市直各预算单位，各区财政局、各区档案局，各集中采购机构，各代理机构：

为进一步规范政府采购档案全生命周期管理，稳固风险防控屏障，武汉市财政局、武汉市档案局、武汉市政府采购协会联合制定了《武汉市政府采购档案管理工作指南（试行）》，现印发给你们，请参照执行。

附件：1.政府采购项目归档文件材料清单

              2.XXXX年政府采购项目档案统计表(示例)

武汉市财政局

武汉市档案局

武汉市政府采购协会

 2026年8月3日

武汉市政府采购档案管理工作指南

（试行）

第一章  总则

第一条  为加强政府采购档案管理，有效保护和利用档案资源，提升政府采购活动的规范化、透明化水平，根据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国政府采购法实施条例》《中华人民共和国档案法实施条例》《机关档案管理规定》《湖北省档案管理条例》等有关规定，结合我市实际，制定本指南。

第二条  本指南所称政府采购档案，是指在政府采购活动中直接形成的具有查考、利用和保存价值的文字、图表、声像等各种形式和载体的历史记录。

第三条  本指南适用于本市各级采购人、采购代理机构政府采购档案的收集、整理、保管、保护、利用、销毁等活动。

采购活动中形成的采购文件资料管理，依照《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例等有关规定执行，归档后形成的政府采购档案管理，依照《中华人民共和国档案法》及其实施条例等有关规定执行。

第四条  政府采购档案工作实行统一领导、分级管理原则。

市、区财政部门负责对本行政区域内的政府采购档案工作进行监督检查，业务上接受同级档案主管部门的监督指导。

采购人按照“谁采购、谁负责”的原则，履行本单位政府采购档案管理主体责任，负责本单位政府采购档案的收集、整理、保管、保护、利用、鉴定、销毁等工作。

采购代理机构对受托代理环节采购文件资料负直接管理责任，按规定收集、整理、保管、移交相关资料。

第五条  政府采购协会依法依规加强政府采购行为自律，推动诚信建设，组织开展政府采购档案工作宣传培训，参与政策咨询、标准制定等活动，提供相关专业服务。

第六条  采购人、采购代理机构及其相关人员均有保护政府采购档案完整与安全的责任和义务。

第二章  文件材料的形成、收集、归档

第七条 政府采购文件材料的形成与收集应当符合以下要求：

(一)文件材料内容真实、完整、准确，签署手续完备，信息齐全；

(二)文件材料中的签名、印章、日期等真实有效；

(三)文件材料原则上应为原件，法律法规另有规定的从其规定；

(四)文件材料应当采用耐久、可靠、满足长期保存需求的记录载体和记录方式；

(五)电子文件材料应符合《电子档案管理办法》《电子文件归档与电子档案管理规范》等有关规定要求，并保证可正常读取、可追溯；

(六)音像记录应当清晰完整，能够反映采购活动关键过程，并附简要文字说明（含时间、地点、事由、主要参与人员等要素）。

第八条  政府采购文件材料的归档范围参照《政府采购项目归档文件材料清单》(见附件1)执行,包括但不限于以下内容：

(一)采购预算、采购意向、采购需求管理、采购计划、采购方式变更审批、单一来源采购公示、采购进口产品审核及备案、委托代理协议等前期文件资料；

(二)采购文件及其澄清或更正公告、采购公告、中标（成交）通知书、资格预审文件、供应商获取采购文件记录、答疑等资料；

(三)投标(响应)文件及其补充、更正内容、撤回记录、供应商资格审查材料、开标（磋商、谈判、询价）记录和录音录像等资料；

(四)专家抽取记录、采购人代表授权函、评审过程记录、评审报告等评审文件资料；

(五)采购合同及其补充、更正、中止或终止、履约验收文件、结算凭证等；

(六)质疑及答复、投诉处理等文件资料；

(七)其他与采购项目、采购过程及采购结果有关的文件资料。

第九条  采购代理机构应在受托代理活动结束后1个月内，将活动中形成的政府采购文件材料收集齐全、整理规范后移交采购人。采购人负责归集完整档案，采购代理机构可留存副本。采购预算、合同文本、履约验收等文件材料由采购人直接收集归档。

采用电子化方式实施采购的项目,采购人应当在中标（成交）通知书发出后1个月内下载并收集相应电子文件及其元数据。

第十条  采购人、采购代理机构移交时应当编制政府采购文件材料归档移交清册，列明文件材料名称、数量、形成时间等。双方应逐项核对清册内容，确认文件材料真实准确、齐全完整，并签字盖章确认。移交清册按移交文件材料的最长保管期限保存。

第十一条  采购人原则上应当在采购活动结束后2个月内完成政府采购文件材料收集归档，因故不能按期归档的，相关责任人应作出书面说明，并及时收集归档。跨年度实施的政府采购项目档案，应分批收集，并在项目最后一次实施年度统一归档。

第十二条  通过框架协议、协议供货等方式开展的政府采购活动,其档案由采购人根据本单位政府采购内控制度确定归档范围和保管方式，原则上应当按照项目或协议周期及时收集归档。

第三章  政府采购档案的管理

第十三条  采购人、采购代理机构应当将政府采购档案管理纳入本单位档案工作体系，制定完善相关管理制度，明确内设机构的岗位职责和档案管理责任分工。

采购人、采购代理机构的政府采购归口管理部门负责政府采购文件材料的形成、收集与归档，确保档案的真实性、完整性和有效性，并及时移交给本单位档案管理部门集中保管。

采购人、采购代理机构的档案管理部门负责政府采购档案整理、保管、保护和利用等档案业务工作。

任何内设机构和个人不得伪造、变造、隐匿或者擅自销毁政府采购文件材料，对应归档的政府采购文件材料，不得拒绝归档或据为己有。

第十四条  政府采购档案应依据本单位档案“三合一”制度归入文书、科技等相应门类,也可根据实际情况，单设政府采购档案类别，按照相应门类档案管理要求进行整理、保管，做到分类科学、存放有序、查阅方便。

政府采购档案在对应档案类别下，一般按年度、按项目组卷或集中存放,每个项目的文件材料按照政府采购工作流程排列,依次为项目预算及预算执行文件、采购前期准备文件、采购文件、评审文件、中标(成交、入围)文件、合同文件(框架协议文本)验收及结算文件、其它文件等。

第十五条  采购人、采购代理机构应按照国家、省有关规定配置适宜档案保存的场所和必要的设施、设备，满足防火、防盗、防水、防光、防灰、防有害生物以及温湿度调控等防护要求，确保档案的安全。采用先进技术，实现档案管理的现代化。

第十六条  政府采购档案的保管期限从采购活动结束之日起至少保存15年。

第十七条  采购人、采购代理机构应当建立政府采购项目档案统计台账，编制年度政府采购项目档案统计表（见附件2）。

第十八条  政府采购档案的利用遵循本单位档案查阅利用制度。外单位查阅、复制、摘录档案时，应严格履行审批手续，经本单位负责人批准，严防档案篡改、损毁和泄密。

第十九条  采购人应当定期对保管期限届满的政府采购档案进行鉴定，形成鉴定工作报告。经鉴定仍需继续保存的，应当重新划定保管期限并予以标注；经鉴定可以销毁的，应遵守国家、省有关规定进行销毁。

第二十条  采购人、采购代理机构因撤并、改制等原因终止的，其政府采购档案按下列方式处理:

(一)采购人因故合并的，应按档案管理有关规定将政府采购档案移交新成立的采购人；采购人因撤销或其他原因终止的，应及时将政府采购档案整理移交负有相关职责的采购人或上级部门。

(二)采购代理机构因故合并的，应按档案管理有关规定将政府采购档案移交新成立的采购代理机构；分立的，应自行协商由分立的一家采购代理机构负责政府采购档案管理；因撤销破产等原因终止的，应当及时将政府采购档案整理后移交采购人。

第四章  政府采购档案信息化建设

第二十一条  采购人、采购代理机构应当加强政府采购档案信息化建设,积极推进传统载体档案数字化和电子档案管理。

第二十二条  采购人、采购代理机构应当采取管理措施和技术手段保证电子档案来源可靠、程序规范、要素合规。

第二十三条  电子档案与传统载体档案具有同等法律效力。满足国家有关规定的电子文件，可以仅以电子形式进行归档。

第二十四条  采购人、采购代理机构应当建立健全政府采购档案数字资源安全备份制度，实行在线备份与离线备份相结合。离线备份应采用磁介质、光介质、缩微胶片等符合安全管理要求的存储介质,并定期检测载体的完好程度和数据可读性。

第五章  法律责任

第二十五条  采购人、采购代理机构应当依法接受并配合财政部门、档案主管部门的监督检查，如实提供有关档案材料，对检查中发现的问题按照要求及时整改。

第二十六条  采购人、采购代理机构发现本单位存在政府采购档案安全隐患的，应当立即采取补救措施，消除隐患。

第二十七条  采购人、采购代理机构违反规定隐匿、销毁应当保存、归档的采购文件材料或者伪造、变造采购文件材料的,依照《中华人民共和国政府采购法》等相关规定处理。

第二十八条  采购人、采购代理机构有档案管理违法行为的，依照《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》《湖北省档案管理条例》《档案管理违法违纪行为处分规定》等相关规定处理。

第六章  附则

第二十九条  对在政府采购档案收集、整理、保管、保护、利用等过程中知悉的国家秘密、商业秘密、个人隐私和依法不予公开的信息，采购人、采购代理机构及相关人员应当严格保密，不得泄露或者非法向他人提供。

第三十条  涉密政府采购项目的档案管理工作，应当依照《中华人民共和国保守国家秘密法》及其实施条例和有关涉密采购管理规定执行。

第三十一条  集中采购目录以外且采购限额标准以下的采购活动，其档案管理可参照本指南执行。

第三十二条  本指南由武汉市财政局、武汉市档案局负责解释。

第三十三条  本指南自2026年9月1日起施行。

附件1

政府采购项目归档文件材料清单

（示例）

附件2

XXXX年政府采购项目档案统计表（示例）

说明：档案材料如为复印件或副本，请在备注栏说明，并说明原件或正本存放处。